Procediment de gestió de viatges i inscripcions

Gestió de viatges

Abans del viatge

Qualsevol membre que sol·liciti finançament de la Xarxa AccessCat per a despeses de viatge i allotjament haurà de seguir el protocol següent:

  • No podrà avançar diners ni reservar a través de plataformes com ara Booking o similars.
  • No podrà comprar el desplaçament ni l’allotjament, sinó que ho haurà de tramitar a través del promotor/a qui, al seu torn, ho tramitarà a través del Departament de Traducció i Interpretació i Estudis de l’Àsia Oriental de la UAB (tots els desplaçaments i allotjaments es tramitaran amb una de les tres agències de viatges homologades per la UAB).
  • El promotor/a assignarà un codi a cada viatge.
  • El promotor/a sol·licitarà les dades necessàries a la persona interessada a través d’un formulari Excel de la UAB per tal de demanar el pressupost del viatge a una de les tres agències homologades. El promotor/a ja disposarà d’algunes d’aquestes dades, però caldrà que la persona indiqui amb més precisió:
    • destinació, mitjà de transport, hora aproximada de sortida i hora aproximada d’arribada, i
    • allotjament, amb preferències d’ubicació si escau. Les opcions proposades s’ajustaran als màxims establerts per preu/nit.
  • El promotor/a demanarà el pressupost a una de les agències.
  • Un cop validada la proposta rebuda, el promotor/a es coordinarà amb la gestió departamental, que enviarà la comanda a l’agència.
  • L’agència enviarà directament a la persona interessada els bitllets de transport, bonus d’ hotel, etc. amb còpia al promotor/a.
  • En cas d alguna incidència amb el desplaçament o allotjament contractats, la persona interessada s’haurà de posar en contacte amb l’agència, al número de telèfon d'emergències indicat, i n’n’haurà d’informar haurà d’informar al promotor/a.

Després del viatge

Per liquidar les despeses, cal que la persona que viatja estigui donada d’alta al programa econòmic del Departament de Traducció i Interpretació i Estudis de l’Àsia Oriental de la UAB.

El promotor/a demanarà a la persona que viatja per primer cop que ompli el formulari d’alta de proveïdors/perceptors. Caldrà que la persona aporti còpia del DNI/NIE/passaport i certificat oficial de les dades bancàries –o captura de pantalla amb el nom del titular i el número de compte associat.

Despeses liquidables

  • Dietes de manutenció acordades.
  • Desplaçament en vehicle propi (per exemple, fins a l’aeroport): quilometratge fins a un màxim de 70 km.
  • Aparcament a l’aeroport.
  • Autobús o tren per desplaçar-se fins a l’aeroport o tornar de l’aeroport.
  • Peatges (per a despeses pagades amb Teletac caldrà adjuntar justificant de l’extracte bancari de la despesa).
  • Autobús, tren o taxi al país de destinació i per a desplaçaments a Catalunya.
  • Taxa turística.

 

En tots els casos –encara que no hi hagi liquidació de despeses–, caldrà que la persona que viatja enviï un correu al promotor/a amb la informació següent, en un termini d’una setmana un cop finalitzat el viatge:

  • Codi del viatge.
  • Targeta d’embarcament d’anada i tornada (pot ser en format digital).
  • Certificat d’assistència, programa o qualsevol document acreditatiu de l’activitat s’ha realitzat (pot ser en format digital).
  • Si escau, tiquets de d’autobús, tren, taxi, aparcament, etc., amb indicació clara de què és cada tiquet i l’import. Se’n pot avançar una còpia escanejada, però és imprescindible fer arribar els originals al promotor/a per liquidar la despesa.
  • No cal aportar tiquets de dietes, atès que es compensaran les dietes acordades d’acord amb la normativa vigent.

IMPORTANT: Si s’ha pagat qualsevol dels conceptes anteriors amb targeta bancària, cal enviar també el comprovant de pagament (captura de la banca digital).

Inscripcions

Qualsevol membre que sol·liciti finançament de la Xarxa AccessCat per a despeses d’inscripcions haurà de seguir el protocol següent:

  • No podrà pagar per avançat la despesa d’inscripció.
  • Un cop fet el tràmit d’inscripció al web corresponent, caldrà que la persona interessada faci arribar al promotor/a:
    • Nom i cognoms de la persona que s’ha inscrit.
    • Enllaç a l’esdeveniment.
    • Factura amb les dades completes de la UAB
    • Dades de la UAB:
      • Universitat Autònoma de Barcelona
      • CIF: ESQ0818002H
      • Àrea d’Economia i Finances. Edifici A. Campus UAB
      • 08193 Bellatera (Cerdanyola del Vallès)
    • Data màxima de pagament
  • El promotor/a enviarà la petició a la gestió departamental, que tramitarà el pagament de la inscripció i, un cop realitzada la transferència, enviarà comprovant del pagament a la persona que s’inscriu, amb còpia al promotor/a.

Contacte

Per a més informació, podeu escriure a xarxa.accesscat@uab.cat